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コラム

2019年07月18日

保育園・幼稚園ICTシステムを上手に使うには?

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業務の効率化や質の向上に貢献してくれる保育園・幼稚園ICTシステム。しかし施設の管理者の中には、豊富にある機能を十分に活用できるか、保育士や保護者にどうやって研修するかなど、導入にあたっての不安を感じている方も少なくないでしょう。

今回の記事ではKidsDiaryを中心に保育園・幼稚園ICTシステムを導入するメリットを紹介するとともに、管理者の不安や手間を解消する万全のサポート体制についてもお伝えしていきます。

ICTシステムの機能について

保育園・幼稚園ICTシステムには、管理者向けや保育士向けなど、さまざまな機能があります。
ここではKidsDiaryを中心にICTシステムの代表的な機能やその効果、導入のメリットについて説明します。

■管理者向けの業務支援機能…管理者をサポートする機能には、主に以下のものがあります。

「勤怠管理」

職員の勤怠状況を記録・集計し、出勤簿などの書類を自動で作成する機能です。記入漏れや給与計算のミスなどを防ぐことができます。

「シフト管理」

保育に必要な人数に合わせて、保育士やその他職員の勤務シフトを組む機能です。保護者の保育予約状況をもとにシフト作成ができ、業務効率が向上します。

「指導計画作成」

保育園・幼稚園の「年間指導計画」や「月案」「週案」「日案」を作成管理する機能です。既存のフォーマットや定型文を利用したり、過去の計画を簡単に参照できたりするため、作成作業を効率化できます。

「遅刻・お休み連絡」

保護者からの遅刻やお休みの連絡を受け付け、子どもたちの出欠状況を記録・閲覧できる機能です。電話対応にかかる時間を削減できるうえ、記録が残るので連絡ミスの防止にも役立ちます。また保護者にとっても、時間や場所を選ばず簡単に連絡できるというメリットがあります。

「登降園管理」

登園・降園の際、保護者に簡単な、タブレット操作をしてもらうことで、子どもたちの登園・降園を記録する機能です。保護者から遅刻・お休みの連絡がある場合は、遅刻の時間やお休みの理由が画面に通知され、記録にも残るので、事務作業の効率が上がります。

「延長保育料自動計算」

延長保育料の計算を自動で行う機能です。保護者からの電話対応や手動による集計・料金計算といった作業を削減し、計算ミスの防止にもなります。またアプリなどを利用して、簡単に延長保育を申し込める機能は、保護者にとっても利便性が向上します。(※今後実装予定)

「お知らせ」

保護者向けのお知らせを配信する機能です。重要なお知らせの閲覧状況を確認したり、再配信したりできるため、配布漏れや確認漏れの心配がありません。保護者にとっても、連絡をうっかり見逃したり、お知らせの紙を紛失したりするといったミスを防げるというメリットがあります。

■保育士向けの業務支援機能…保育士をサポートする機能には、主に以下のものがあります。

「園児情報管理」

子ども一人ひとりの生育情報などを写真付きで、登録・閲覧する機能です。手元の端末で情報を確認できるため、緊急の際も迅速な対応が可能になります。また職員同士の情報共有もスムーズに行えます。

「連絡帳機能」

子どもの前日の就寝時間・登園日の体温・連絡事項などを保護者に記入してもらい、保育者がいつでも内容を確認できます。また、その日の子どもの活動・食事や睡眠の記録・連絡事項などは、保育者から保護者各自に写真付きで共有可能です。送信時間の予約もできるため、送信作業を効率化できます。

「午睡(SIDS)チェック」

園での子どもたちの睡眠状態を記録する機能です。保護者との情報共有もスムーズに行えます。KidsDiaryでは、午睡チェックに横向き、上向きなどを選択で簡単に記録できる機能があるので、保育士が本来の午睡チェックの目的である呼吸の状態などの確認に集中でき、子どもを預けている保護者にも安心していただけます。

「健康チェック」

子どもたちの健康状態・体調の変化・身体測定の結果を記録・管理する機能です。毎月の身体測定結果が記録され、書類としてダウンロードできるため、作業を効率化できます。保護者との情報共有もスムーズに行えます。また、「健康」の画面で保護者に記入いただいたアレルギー情報を、保育士同士で簡単に情報共有できるため、共有漏れによるアクシデントの防止にもつながります。

このように、保育園・幼稚園ICTシステムの機能は管理者をはじめ、現場の保育士や保護者にとってもさまざまなメリットをもたらしてくれます。ICTシステムを選ぶ際は、まずは自分たちの施設に必要な機能や効率化したい業務をしっかり洗い出したうえで、各社のシステムを比較検討するようにしてください。

ICTシステムの導入作業や操作方法、事前注意のポイント

保育園・幼稚園ICTシステムの管理画面は、システムごとにレイアウトや項目などが異なります。ほとんどのシステムでは、専用の管理サイトにブラウザからアクセスしたり、専用ソフトウェアなどを使ったりするなどして基本設定や情報の登録・管理を行います。

導入時に設定する内容は、施設の基本情報(休園日や保育時間など)、システムを利用するユーザー(管理者、保育士、保護者など)の情報などです。多くのシステムで、チェックを入れる、プルダウンメニューから選ぶ、といった方法で簡単に操作できますが、少しでも操作に不安があるなら、無駄なボタンなどがないシンプルなデザインのシステムを選ぶようにすると良いでしょう。

日常業務で利用するタブレットやスマートフォンなどの端末の操作方法も、基本的には同様です。タブレット端末を利用できるシステムならタッチやスワイプなどの直感的な操作ができるため、PC操作に慣れていない人でも簡単に使うことができます。ただ、快適に使うには無線LANなどの設備や、光回線などの通信インフラが必要になることが多いので、ICTシステムの導入を検討する際は施設のネットワーク環境をしっかりチェックするようにしてください。

サポート体制について

せっかく導入した保育園・幼稚園ICTシステムも、管理者や現場の保育士が使いこなせなければ宝の持ち腐れです。システムを生かすには、PCやタブレットといった機器の操作が得意な人だけでなく、そのような機器にあまり馴染みのない人でも一通りの機能を使えるようにする必要があります。

そこで重要になるのが、システムの開発会社やサービス提供会社によるサポートです。特に、システム導入時の「現地研修サポート」、困ったときにすぐに連絡できる「専用ダイヤル」や「オンラインサポート」などが充実している会社のシステムを選べば、スムーズに利用を開始できるでしょう。

保育園・幼稚園ICTシステムには、施設や職員、子ども、保護者の個人情報や、運営管理上の重要情報が記録されます。万一の情報漏えい事故やシステム障害によるデータの破損を避けるためにも、セキュリティ体制がしっかりした会社を選ぶことが重要です。定期的にシステムやアプリのアップデートを行っているかどうかも、ひとつの目安になるでしょう。

まとめ

今回は、保育園・幼稚園ICTシステムのさまざまな機能とメリット、ICTシステムの管理や操作、管理者や保育士向けのサポート体制などについて紹介しました。ご自分の施設に最適なICTシステムを選択し、導入するための参考にしていただけると幸いです。

なお記事で紹介した機能をはじめ、さまざまなお役立ち機能を試してみたい方には「KidsDiary」がおすすめです。保育園・幼稚園ICTシステムに興味を持たれた方は、「お問合せフォーム」にご連絡ください。

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