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コラム

2019年06月14日

保育園・幼稚園ICTシステムとは?

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ここ数年、保育の現場に「ICT(Information and Communication Technology)」を導入する動きが広まっています。

保育業界の働き方改革を促進し、保育の質向上につながると期待されるICTですが、具体的にはどのような機能があり、どのようなメリットを現場にもたらしてくれるのでしょうか。今回は、そうした疑問にわかりやすくお答えします。

保育園・幼稚園ICT化とは

保育士の仕事は多岐にわたります。子どもたちの世話や指導はもちろん、教材の準備や施設の管理、日誌・指導計画案・保護者へのお知らせの作成など、日々さまざまな種類の業務をこなさなければなりません。このように保育士に負担がかかる労働環境は人材不足を招き、結果として政府が掲げる「待機児童ゼロ」という目標の達成を難しくしています。

そこで注目されているのが、保育園・幼稚園のICT化です。現場へのICTシステム導入は保育士の負担を軽減するとともに、子どもたち一人ひとりとしっかり向き合い、保育に専念できる環境を作ると期待されています。

そのため国や自治体は、保育園・幼稚園のICTシステム導入に補助金を交付するなど、保育現場のICT化を積極的に進めています。

保育園・幼稚園ICTシステムの機能について

保育園・幼稚園ICTシステムは、大手やベンチャーなど多くのIT企業によって提供されており、提供企業の数は現在20社以上に上ります。これらのシステムには表示や操作方法、機能など、それぞれ特色があります。ただし、以下に挙げる基本的な機能は、多くのシステムに共通するものです。

登園・降園の記録や集計

登園・降園の記録は、保育園・幼稚園ICTシステムの基本機能です。具体的には、保育園や幼稚園にタッチパネルやICカードリーダーなどを設置し、子どもの送迎時に保護者自身が操作して登園や降園を記録します。イメージとしては、会社の出退勤を記録するタイムカードのようなものです。

登園や降園の時間帯は非常に慌ただしいものですが、この機能を活用することで保護者などによる記載ミスを防ぎ、正確な記録を残すことができます。また、保育料計算にかかる事務作業も簡略化できます。

延長保育の受付、記録

延長保育の時間を記録したり、延長保育料を自動計算したりするのも保育園・幼稚園ICTシステムの主要な機能です。なかには、保護者がスマホアプリで延長保育を申し込めるICTシステムもあります。

共働きの世帯が増えるにつれて、延長保育のニーズはどんどん増えています。保護者からの電話連絡や延長保育料の計算が増えることは管理者の事務作業を複雑にする原因となりますが、この機能を使うことで余分な手間や時間の削減、お金の絡むミスの防止につながり、負担の大幅な軽減が期待できます。

保護者との連絡

お休みや遅刻、延長保育の連絡など、保護者から連絡を受ける機会はたくさんあります。従来は電話で行っていた連絡を、スマホやタブレットのアプリ上で行うことができるのも保育園・幼稚園ICTシステムの特徴です。保育士から保護者への個別連絡や臨時休園の一斉連絡なども同様に、アプリを使って簡単に行うことができます。

この機能を使えば登園・降園時などの慌ただしい時間でもスムーズな連絡が可能。保護者が電話をできない状況(夜中や電車の中など)であっても互いに円滑な連絡ができます。また連絡内容も記録として残るため、電話を取った保育士からの伝達ミスも防止できます。

書類の作成

多くの保育園・幼稚園ICTシステムには、園内の情報共有、保護者あてのお知らせ、指導案計画や保育日誌など、さまざまな書類づくりをサポートする機能があります。具体的にはテンプレートや文例、過去に作成した書類の参照機能、作成した書類の配布機能などが挙げられます。また、自治体に提出する書類を作成する機能や、自治体のシステムと連携する機能を持つICTシステムもあります。

書類作成などの事務作業には多くの時間や手間、ストレスが付き物ですが、定型文の挿入といった機能を使うことで事務作業を簡略化でき、さらにペーパーレス化にも役立ちます。

保護者へのお知らせ・情報共有

作成した書類を保護者に通知する機能や、園内で情報共有できる機能も多くの保育園・幼稚園ICTシステムの特徴です。この機能を使えば、お知らせの配布漏れや情報の共有漏れを防止できるだけでなく、閲覧済みかどうかの確認や再配布も簡単になります。

台帳

子どもたちの氏名・住所といった基本情報はもちろん、アレルギーや病気の有無、体調などの情報を一元管理する機能もあります。こうした情報を、ICTシステムの他の機能と連動して利用することも可能です。

その他

一部の保育園・幼稚園ICTシステムには、子どもの1日の様子を記録して保育士と保護者が共有する機能や、送迎バスの現在地をリアルタイムに表示する機能など、ICTの強みを最大限に生かしているものもあります。

保育園・幼稚園ICTシステムで保育はどう変わるのか

保育園・幼稚園ICTシステムの導入は、園の管理や運営にさまざまなメリットをもたらします。

園のメリット…業務の効率化とトラブルの軽減

たとえば、登園・降園時間や延長保育を記録する機能を使えば、紙の台帳よりも正確な記録を残すことができます。また、延長保育料金の計算も自動で行えるため、計算ミスによるトラブルの心配がありません。

保育士のメリット…働く時間がスリムに

保護者と連絡をとる場合でも、メッセージやチャットの機能を使えば時間の融通が効きますし、情報を残せるため伝達ミスを防ぐことも可能です。また、各種書類機能やお知らせ・情報共有機能で事務作業が大幅に効率化されれば、残業や作業の持ち帰りが減り、現場の業務改善に繋がります。

保護者も満足…保育の質が向上

さらに保育の質が上がることも大きなメリットです。各種事務作業が効率化されれば、保育士は本来の業務である、子どもと接する時間や「保育のあり方」といった保育の内容に思考を割く時間が増え、結果的に保育の質が上がり、保護者の満足度も上がるでしょう。これは園にとっても非常に好ましいことです。

もちろん、保育園・幼稚園ICTシステムが導入されたからといって園と保護者のコミュニケーション量が減るということではありません。むしろ、園と保護者双方が都合の良い時間に連絡できることでコミュニケーションはより円滑になり、伝達ミスがなくなることで保護者との信頼関係が高まります。子どもがその日なにをしていたか、どのようなことがあったか、など自身の子どもの様子をスマホやタブレットで確認できれば、保護者の安心感や満足感も高まり、結果として、現場の負担となる保護者対応のストレスも大幅に軽減されます。

保育園・幼稚園ICTシステムの導入で保育士の業務が改善され、保育の質の向上が実現すれば、現場の保育士は生き生きと働くことができるようになります。そして離職率の低下や、資格は持っているものの保育園で働いていない「潜在保育士」が現場に戻る動機づけにも繋がります。保育業界全体のためにも、保育園・幼稚園ICTシステムが果たす役割は大きいといえるでしょう。

※関連記事「保育園・幼稚園ICT導入について」はこちら

まとめ

今回の記事では、保育の現場にICTが導入される背景と、保育園・幼稚園ICTシステムが果たす役割と機能、それによって園や保育士、保護者が得られるメリットについて説明しました。

保育園・幼稚園ICTシステムにはさまざまなメーカーが参入し、それぞれ機能や操作性の異なるシステムを提供しているため、導入の際は自分たちのニーズに合っているかをしっかり見極めることが必要です。

なお、ICTシステムの「KidsDiary」には、今回の記事でご紹介した機能はもちろん、その他のお役立ち機能も搭載しております。保育園・幼稚園ICTシステムの選定をする際はぜひ参考にしてみてください。

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