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コラム

2019年08月28日

保育園アプリとは?園と保護者との連絡が簡単・便利に

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スマートフォンやタブレットなど情報端末の普及率は、ここ数年で大きく伸びています。国の調査によれば高齢者を含む個人のスマートフォン保有率は64.7%、民間の調査でも20代・30代のスマートフォン普及率が9割を超えるなど、ほとんどの人にとってスマートフォンの利用は日常生活の一部です。

こうした傾向は保育業界にとっても他人事ではありません。特にスマートフォンやタブレットを活用した「保育園アプリ」の登場は、保育園・幼稚園の経営者、保育士、保護者それぞれに大きな影響を与えています。

そこで今回の記事では、保育園アプリの内容やメリット、セキュリティ上の注意点について説明していきます。保育園・幼稚園の運営効率化に役立つ内容となりますので、ぜひ参考にしてください。

保育園アプリで何ができる?保育支援システムについて

保育支援システムで業務効率化へ

保育支援システムとは、保育園や幼稚園のさまざまな事務作業をIT機器や専用ソフトウェア(アプリ)などによってサポートするものです。
具体的には、電話や手紙で行っていた園と保護者の連絡をチャットや電子掲示板に置き換えたり、手作業で行っていた保育日誌などの記録や集計を自動化したり、紙で作成していた日報や台帳をデジタルデータで簡単に記録できるようにするなど、従来の業務の大幅な効率化に役立ちます。

保育支援システムの導入はそれぞれの園にとって大きなメリットとなる一方で、保育業界全体の働き方を変え、保育の質の向上にも貢献すると期待されています。
このため国や各自治体でも補助金制度を用意するなどして、導入を積極的に進めています。

保育園アプリとは

この保育支援システムを利用するためのツールが、保育園アプリです。
アプリの機能や使い勝手は現場の保育士の業務効率化に大きな影響を与えますし、保護者にとっても、安心感やサービスへの満足度につながります。
このため保育支援システムを導入する際は、保育園アプリについても大いに注目する必要があるでしょう。

保育園アプリの機能

保育支援システムにはいろいろなものがあり、それに合わせてアプリの機能や使い勝手もさまざまです。
ここでは一般的な保育園アプリに含まれる主な機能を簡単に紹介します。

連絡帳機能

従来は紙のノートでやりとりしていた連絡帳を、アプリ内で作成・提出する機能です。
「連絡帳を子どもに持たせるのを忘れる」ということもないため、園と保護者とのコミュニケーションがスムーズになります。

出欠・お迎え管理

アプリを使ってお休みや遅刻の連絡をしたり、お迎えの時間を指定したりできる機能です。
電話連絡の手間が省けるため、保護者だけでなく園にとっても事務処理の軽減や伝達漏れを防ぐといったメリットがあります。

個別連絡機能

園から保護者への個別連絡をスムーズに行える機能です。
電話と違い、保護者が忙しい時間帯でも必要な連絡を配信しておけるため、園にとっても保護者にとっても安心・確実で、時間の節約にもなります。

写真配信

園で子どもが過ごす様子を、写真や動画で保護者にお知らせする機能です。

スケジュール/カレンダー

園のイベントを登録しておくことで、保護者と情報を共有する機能です。
又、カレンダー機能にはアンケート機能が備わっており、出欠の確認なども簡単に取ることが可能です。

献立

お昼やおやつなど、献立を確認することはもちろん、事前に登録した献立はアプリからその詳細や材料が確認でき、検食者も登録可能です。
アプリに集約された児童のアレルギーの情報をすぐに閲覧することも可能です。

アプリで連絡帳作成も。事務作業を大幅に軽減

保育園アプリの導入によって業務の流れがどのようになり、結果としてどのようなメリットが得られるのか、具体的なケースを通して見てみましょう。

連絡帳の作成を時短できる

従来、連絡帳は「手書きのノート」を使い、園と保護者が交互にやりとりするものでした。
作成には机やテーブルに向かうまとまった時間が必要になるため、忙しい保護者の場合は白紙のまま連絡帳を提出することがあったり、せっかく作成しても子どもに持たせるのを忘れてしまったりするケースもあります。

しかし保育園アプリの連絡帳なら、こうした問題はほとんど発生しません。忙しい保護者でも通勤中の電車や職場に着いたあとのスキマ時間などにスマホで記入・送信できます。また、事前登録できる機能などを利用し、園児の情報を前もって入力しておけば、大勢の子どもたちの連絡帳を作成する園側の作業効率も上がります。
結果として、それぞれの負担を減らしつつ、コミュニケーションを密にできるのが大きなメリットと言えるでしょう。

勤務時間の管理が楽に

保育園アプリを使うことで、保育士の勤怠管理も簡単になります。
個人ごとの入室・退室時間や勤務時間を正確に把握できるため、記録や集計にかかる事務作業を大幅に効率化できるのがメリットです。

指導案作成の手作業を少なく

指導案の作成も、保育園アプリを使うことで効率化できます。たとえば既存のテンプレートを取り込むことで新規作成する際の手間を省くことができますし、定型文機能を使うことで入力作業を最小限に抑えることも可能です。
指導案作成にかかる時間を減らせる分、保育により集中できるのがメリットといえます。

延長保育の計算ミスを防止

保育園アプリであれば、延長保育に関連する手間も省けます。
まず保護者がアプリを通して延長保育を申込むことで、園側で電話対応する必要がなくなります。また延長保育の記録がシステムに記録されて自動集計されるため、手作業による計算も不要です。(自動延長保育料計算機能の完成は10月予定)
手間がなくなるだけでなく、保育料にかかわる計算ミスも防げるという点でも大きな負担軽減といえます。

個人情報は守られる?アプリのセキュリティは要確認

メリットの多い保育園アプリですが、一方でセキュリティについて懸念や疑問を感じる保護者や保育士もいます。中には、アプリ全般について不信感を感じている人も決して珍しくありません。
では実際のところ、保育園アプリのセキュリティはどうなっているのでしょうか?

保護者の理解は得られる?個人情報保護について

多くの保護者が懸念するのは、子どもたちの個人情報保護についてです。
近年では大手のITサービスでも個人情報流出事故が起きているため、このような不安はもっともといえます。

もちろんシステムやアプリの導入の有無にかかわらず、保育園・幼稚園は個人情報保護に万全の備えが必要です。文書やデータの管理、保育士や事務員への教育といった基本的な備えはどの施設でも欠かせません。

そのうえで、セキュリティ対策のしっかりしたアプリを選ぶことが保護者の理解を得るための必須条件といえるでしょう。

アプリのセキュリティ対策

保育園アプリでは、実際にどのようなセキュリティ措置が施されているのでしょうか。保育園アプリ「KidsDiary」のセキュリティ対策を例に、具体的な措置の内容を見ていきましょう。

IPアドレス制限

保育園アプリのシステムに第三者が侵入するリスクを防ぐため、KidsDiaryではIPアドレス制限を設けています。
IPアドレスとは、インターネットに接続できる各機種が持つ数値のことです。園や保護者のものとして登録されているIPアドレス以外からのアクセスを拒否することで、悪意ある他者からの侵入が防止できます。

SSLによるデータ暗号化

悪意のある第三者が、園内のシステムと保護者の端末の間を流れる通信から、個人情報などを抜き出す可能性もあります。
これに対し、KidsDiaryではSSLという技術でこれらのデータ通信を暗号化しています。暗号化することで、万が一傍受されても内容を知られることはありません。

アクセス制限

関係者のミスや故意による情報漏洩を防ぐため、「アクセス制限」も施しています。
園の関係者であっても、本来は無関係なデータにアクセスできてしまうことで、こうした事故が発生することがあります。
利用者のステータスに応じてアクセス権限を分けることができるため、たとえば「園長はすべてのデータにアクセスできる」「保護者は自分の子どもに関するデータのみにアクセスできる」などと設定し、より安全に情報を管理することができます。

まとめ

今回の記事では、一般的な保育園アプリの機能やメリット、セキュリティ上の懸念や対策について説明しました。
特に、セキュリティ対策が万全なアプリを選ぶ重要性をご理解いただけたかと思います。

保育園・幼稚園の業務効率化のため、そしてシステム導入に対する保護者の不安を払拭する際の参考にしていただければ幸いです。

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